不動産の売買や相続などで所有権を取得すると、法務局から「登記識別情報通知書」が交付されます。これは、従来の権利証（登記済権利証）に代わるもので、不動産の売買や相続、抵当権の設定などの登記手続きをする際に必要となる重要な書類です。
この「登記識別情報通知書」自体に特別な効力はありませんが、目隠しシールの下に印刷されている12桁のランダムな英数字やQRコードが非常に重要です。所有者様の中には、誤って目隠しシールを剥がしてしまう方もいらっしゃいますが、この情報が第三者に知られると、不正な登記手続きが行われる危険があります。
そのため、登記識別情報通知書の原本やコピーを無防備に保管したり、SNS等で公開したりしないよう、十分に注意する必要があります。
では、もし権利証（登記済権利証）や登記識別情報通知書を紛失してしまった場合、登記手続きを行うことは可能なのでしょうか？
登記識別情報通知書を紛失した場合の対応方法
■事前通知制度の利用
ひとつの方法として、「事前通知制度」を利用する方法があります。登記申請を行うと、法務局から申請人に対して「登記申請が行われていますが、申請人はあなたで間違いありませんか？」という確認通知が本人限定受取郵便で送付されます。通知発送の日から2週間以内に、申請人が通知書に実印を押して返送し、法務局で本人確認が取れれば、登記手続きが進められます。
ただし、この事前通知制度は不動産売買では利用できません。売買の決済時には売主に代金が支払われますが、もし売主が法務局からの確認通知を期限内に返送しなかった場合、所有権の移転登記が完了せず、買主が不利益を被る可能性があるためです。そのため、不動産売買においては、事前通知制度を利用することはありません。
■本人確認情報の提供（司法書士による手続き）
売買における対処方法としては、司法書士による「本人確認情報」の作成が一般的です。不動産業者が売買の仲介を行う場合は、司法書士に依頼し、所有者本人と直接面談した上で、運転免許証やパスポートなどの身分証明書を確認してから本人確認情報を作成します。この本人確認情報には、所有者の氏名や住所、本人確認を行った証拠となる身分証の写しなどが含まれ、司法書士が責任を持って作成します。この方法であれば、事前通知を受け取る必要がないため、スムーズに登記手続きを進めることができます。
不正登記を防ぐための対策
また、登記識別情報通知書や印鑑証明書が盗まれた場合には、「不正登記防止申出」という制度を利用することで、第三者による不正な登記を防ぐことができます。申出をしてから3ヶ月以内に第三者による不正な登記申請が行われた場合、申出をした者にその旨が通知されるため、万が一の際にも迅速に対応が可能です。
登記識別情報通知書は、不動産の売買や相続の際に重要な役割を果たす書類です。目隠しシールを不用意に剥がさないことや、コピーや原本を適切に保管すること、SNSやインターネット上で公開しないことなど、慎重な管理が求められます。
万が一、紛失してしまった場合でも、司法書士による本人確認情報の作成や、不正登記防止申出制度を利用することで対応できます。しかし、そもそも紛失や流出が起こらないよう、日頃から管理には十分に気を配ることが大切です。
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